Da jeg blev spurgt om jeg som erhvervsdrivende, havde lyst til at dele mine erfaringer omkring afholdelse af konferencer inklusiv booking af konferencelokale, så var jeg ikke længe om at sige ja. En blog som denne, er jo netop et forum, hvor vi kan dele erfaringer med andre erhvervsdrivende. Samtidig så forsår jeg ærligt talt godt, hvis nogle af jer er stødt på udfordringer, i forbindelse med at skulle arrangere en konference. Så her kommer mine erfaringer, som jeg håber I kan bruge.

Tip nr. 1: Gør dig dine egne erfaringer

Som erhvervsdrivende er du med mellemrum, sikkert inviteret til konferencer, som andre afholder. Prøv her at lægge mærke til hvordan tingene forløber. Glider alt glat, eller er der ting der virker uorganiserede? Er det valgte konferencelokale stort nok til deltagerne, bliver der sørget for mad og underholdning, er konferencegæsterne beskæftigede eller keder de sig? Er der sørget for transport eller overnatning, er der relevante foredragsholdere etc?

Hvis du ikke har tænkt så meget over disse ting, de gange du har været til konferencer, så er det sikkert fordi, at det meste er forløbet som det skulle. Omvendt, hvis der er ting som ikke har fungeret, så har du garanteret lynhurtigt lagt mærke til det. Det samme vil gøre sig gældende for den konference du afholder.

Tip nr. 2: Få professionelle til at hjælpe med konferencelokale

Det kan være noget af en mundfuld selv at skulle arrangere og eksekvere en konference. Som du kunne læse ovenfor, så er der rigtig mange ting at tage højde for. Har din virksomhed ikke en marketing afdeling, som sidder og dealer med booking af konferencelokale, invitationer, planlægning etc, så er det en rigitg god idé at hyre professionelle til at hjælpe jer. Selv har jeg brugt Marketenderiet i Valby, og det er der flere grunde til.

Da vi ofte har udenlandske gæster (inkl. kolleger fra Jylland ;)) til vores konferencer, så er det essentielt for os, at det givne konferencelokale, ikke er placeret langt fra lufthavnen. Desuden er deres lokaler rummelige og lyse med højt til loftet. Selvom lokation og konferencelokale er vigtige faktorer, så har det haft stor betydning at Marketenderiet, har kunne hjælpe os med både planlægning og eksekvering.

Tip nr. 3: Slut gerne din konference af med en fest

Dette tip er selvfølgelig blot et tip, men jeg har virkelig haft gode erfaringer med at slutte konferencerne af med en fest, gin smagning, bowling eller andre former for underholdning. For mig og min virksomhed, er det en måde at vise på, at vi har værdsat vores gæsters tid, til at sidde i et konferencelokale i timevis (måske over flere dage). På den måde bliver konferencen afsluttet på en god og uhøjtidelige måde.